Créer un événement

Créer un événement est assez rapide! Ayez toutes les informations en main et suivez les étapes ci-dessous!

• Niveau de droits nécessaire: Disponible pour tous.

Connectez-vous sur l'interface Admin.

Dans le menu latéral de gauche, trouvez le calendrier sur lequel vous souhaitez publier votre événement.

Ensuite, en haut à droite cliquez sur le bouton « AJOUTER UN ÉVÉNEMENT » .

Vous arrivez sur la page du formulaire d'entrée de données comportant différentes sections à remplir. Les sections seront abordées par bloc plus bas.

À savoir avant de commencer:

• Vous pouvez à tout moment consulter l'indice de bonheur de l'événement qui se trouve en bas à gauche du formulaire. La progression de la ligne rouge vous renseignera sur l'avancement de la création de votre événement. Pour enregistrer et publier, le bonheur doit être à son comble !

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• Toutes les sections comprenant la mention « REQUIS » sont des champs obligatoires.

• Vous pouvez en tout temps choisir d'interrompre la saisie des informations de votre fiche d’événement en cliquant sur le statut « Brouillon », puis sur le bouton « Enregistrer ». La fiche sera enregistrée dans le système mais ne sera pas publiée. Vous pouvez revenir la compléter plus tard.

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BLOC 1: Titre de l'événement, Type d'événement.

Titre de l’événement

Dans le premier champ il faudra mettre le titre de votre événement. Misez sur un titre court et accrocheur !

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Type d’événement

Directement sous le titre, vous devrez indiquer de quel type d'événement il s'agit, c'est à dire le format. S'agit-il d'une conférence, d'un spectacle ou d'une exposition, il faudra choisir parmi les propositions qui s’afficheront.

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BLOC 2: Date et heure, Lieu

Date et Heure

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Afin de sélectionner la/les date(s) de l’événement cliquez sur le champ « Date et Heure ».

Vous aurez le choix entre 3 options selon que votre événement a lieu :

1. À une seule date

2. À des dates précises

3. À chaque jour - en cliquant sur la première et la dernière date de la plage

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À droite du calendrier vous verrez s’afficher la/les dates sélectionnées. Si vous souhaitez en retirer une de la liste, rien de plus simple ! Cliquez sur l’icône représentant une poubelle à la droite de la date à supprimer.

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Une fois la/les dates sélectionnées, précisez l’heure à laquelle débute et se termine (optionnel) votre événement en cliquant sur le carré rouge en bas à droite « CHOISIR L’HEURE ».

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Vous pourrez sélectionner dans les cases correspondantes l’heure de début, qui est requise, et l’heure de fin si elle est déterminée. Si vous ne souhaitez pas mettre d’heure de fin il vous suffit de laisser le champs libre, la mention « heure indéterminée » s’affichera sur votre fiche d’événement.

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À noter : Vous vous rendez compte que vous avez oublié une date, aucun problème cliquez à tout moment sur « Ajouter d’autres dates » en haut à gauche.

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Si votre événement comporte plusieurs dates avec les mêmes heures, ne vous embêtez pas à remplir chaque champs, il vous suffit de cliquer sur « Appliquer aux autres dates » en rouge à droite de l’horaire sélectionné.

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Si votre événement a lieu plusieurs fois le même jour, cochez la mention en haut à droite « Cet événement a lieu plusieurs fois en une même journée », puis cliquez sur le « + » autant de fois qu’il le faut.

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Lieu

Un événement est toujours associé à un seul lieu. Si votre événement se déroule dans plusieurs lieux au même moment, il faudra le préciser dans le champs « Entrez une description » ou créer un nouvel événement. Pour localiser votre événement cliquez sur « LIEU » et entrez l’adresse dans le champs « Recherchez ou ajoutez un lieu : ». Si le lieu de votre événement n’a jamais été ajouté, il vous suffira de cliquer sur « Créer le lieu » et de remplir les différents champs : Nom / Adresse / Ville / Code postal / Téléphone / Site web. Pour finaliser l’ajout cliquez sur « OK ».

À noter : Il est possible que le lieu que vous recherchiez existe sous un autre format, n’hésitez pas à faire plusieurs essais (majuscule/minuscule etc.) avant de créer un nouveau lieu.

BLOC 3: Description, Vidéo, Mots-clés, Groupes

Description

Dites-nous en plus sur votre événement en ajoutant un descriptif. Vous trouverez des options de bases pour la mise en page de votre texte - police, points de forme, ajout ou suppression d’un lien.

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Vidéo

Sous le descriptif n’hésitez à rendre votre fiche d’événement plus vivante en cliquant entrant l’adresse d’une vidéo YouTube ou Vimeo.

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Mots-Clefs

Quels sont les thèmes liés à votre événement ? C’est la question à laquelle il faudra répondre dans la section « Mots-Clefs ». Trois façons de choisir ses mots-clefs, pour plus de visibilité nous vous suggérons les options 1 et 2.

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1. Les administrateur·trice·s du calendrier peuvent choisir une liste de mots-clefs restreinte. Ainsi pour s’assurer que votre événement s’affichent dans la rubrique Mots-Clefs sur l’interface publique du calendrier il faudra choisir parmi cette sélection.

2. Les administrateur·trice·s peuvent également choisir d’afficher la liste entière des Mots-clés de Caligram, ce qui vous donne un plus grand choix. Même chose que le point 1, il faudra utiliser un des mots-clefs proposé dans notre liste pour un affichage de votre événement dans la section Mots-Clefs de l’interface publique.

3. Vous pouvez enfin faire le choix de publier un mot-clef qui n’apparaît dans aucune des listes. Les visiteur·euse·s pourront voir votre événement uniquement s’ils tapent le mot-clef que vous avez choisi dans la barre latérale de recherche du calendrier.

BLOC 4 : Image, Organisations, Événement Facebook, Prix, Informations de contact, Publics cibles

Image

Une belle image, cela donne de l’attrait à votre fiche d’événement en attirant l’oeil des visiteur·euse·s.

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Organisation

Ajoutez le nom de votre organisation, si vous avez au préalable créer une fiche concernant votre organisation (voir la section Ajouter une organisation).

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Événement Facebook

Ajoutez l’adresse de l’événement Facebook existant pour une meilleure complémentarité de l’information.

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Prix

Renseignez le champs « Prix ». Votre événement est-il gratuit, payant (si oui ajoutez un prix), ou demandez-vous une contribution volontaire ? C’est également l’endroit où il faut ajouter le lien de la billetterie au besoin.

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Il est également possible d'afficher plusieurs prix pour un même événement. Simplement cliquez sur « + Ajouter un prix » pour entrer différents tarifs et ajoutez-y une description.

Informations de contact

Ajoutez vos informations de contact : nom, téléphone, courriel, site web, si vous voulez que les visiteurs de la fiche d’événement puissent vous joindre facilement.

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Publics cibles

Cochez le/les publics cibles concernés par votre événement au besoin. Cela permet aux gens qui recherchent des événements s'adressant à un certain public de trouver votre fiche, ou encore, à d'autre de s'assurer que votre événement sera adapté à leurs besoins spécifiques (ex: Y a-t-il un accès pour fauteuil roulant?)

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L’indice de bonheur de votre événement est à son maximum ! Vous pouvez désormais l’afficher sur l’interface publique du calendrier en cliquant sur « Enregistrer », en cochant le statut « Publié » puis cliquez sur « Enregistrer », bouton rouge en bas à droite de votre fiche d’événement. Le tour est joué !

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